18 sfaturi care te vor ajuta sa-ti gestionezi mai bine timpul si sa fii mai productiv

In zilele noastre, este greu sa lucrezi fara a fi intrerupt intr-un fel sau altul: instrumente, notificari, e-mailuri, retele sociale… In economia noastra de atentie, care a devenit o distragere a atentiei, dezordinea este acum norma. Este aproape imposibil sa ne concentram asupra lucrurilor esentiale sau sa stabilim daca lucram la sarcinile potrivite la momentul potrivit. Obiectivele noastre pentru ziua de azi sunt repede uitate in fata sarcinilor prioritare si a altor mesaje aparent urgente care ne asalteaza, ca sa nu mai vorbim de fluxul nesfarsit de notificari.

Pentru a-si adapta sarcinile de lucru, 80% dintre lucratorii cunoasterii raporteaza ca lucreaza cu casuta de e-mail si cu alte aplicatii de comunicare deschise. Drept urmare, angajatii sunt mai putin eficienti si tind sa rateze anumite mesaje si termene limita sau sa nu actioneze in timp util.

Din fericire, sabloanele de gestionare a timpului sunt aici pentru a va ajuta sa recastigati controlul asupra orelor de lucru si sa va ganditi mai atent la rutina zilnica. V-ati saturat sa va lasati lista de lucruri de facut sa va dicteze intregul program? Implementati strategii de management al muncii, astfel incat sa va puteti prioritiza sarcinile de zi cu zi si sa va concentrati pe cele mai relevante sarcini.

Nu exista o modalitate corecta de a-ti gestiona timpul. Cu toate acestea, in acest articol, va oferim 18 sfaturi, strategii si actiuni de luat pentru a recapata controlul asupra sarcinilor dvs. si asupra programului dvs.

Ce este managementul timpului?

Aceasta practica consta in gestionarea muncii cuiva pentru a-si dedica timpul sarcinilor planificate. Gestionarea eficienta a muncii nu va va permite doar sa va imbunatatiti productivitatea, ci mai ales sa va prioritizati mai bine activitatile pe parcursul zilei. Acest lucru iti va oferi mai mult timp sa te relaxezi si sa ai grija de tine.

 Beneficiile managementului timpului

Adoptarea unor strategii bune de gestionare a timpului va poate ajuta sa va organizati si sa va prioritizati sarcinile, pentru a:

• Aveti senzatia ca aveti mai mult timp in zi: alegand in mod deliberat sa acordati timp unei astfel de activitati, cu siguranta veti reusi sa reduceti numarul sarcinilor de prisos, sa le reprogramati pe cele care nu urmeaza sa fie finalizate astazi si lucreaza mai repede. Desigur, nu veti avea literalmente mai mult timp, dar veti putea face mai mult in acelasi timp disponibil.
• Stabiliti granite intre munca si viata privata: o mai buna gestionare a timpului nu inseamna sa urmarim fiecare gram de productivitate pe care o putem demonstra la locul de munca. Aceste strategii sunt menite sa ne ajute sa ne indeplinim sarcinile importante si sa le identificam pe cele care pot fi amanate pana maine. Distingerea intre munca de facut acum si munca care poate fi amanata va va permite sa va diferentiati clar orele de lucru de timpul de odihna.
• Experimentati mai putin stres: fara un management eficient al timpului, de multe ori simtim ca nu avem suficient timp sa muncim si il pierdem incercand sa rezolvam o mie si una de probleme. Miza ? Stres inutil, chiar epuizare. De fapt, conform Anatomy of Work, 71% dintre lucratorii cunoasterii au declarat ca s-au simtit suprasolicitati cel putin o data in 2020.
• Imbunatatiti productivitatea: multe sfaturi de gestionare a timpului ne pot ajuta sa luptam cu amanarea si, prin urmare, sa ne optimizam productivitatea. Dar acesta nu este singurul beneficiu, pentru ca, identificand prioritatile tale principale pentru ziua respectiva, vei sti, de asemenea, exact la ce sa lucrezi in fiecare zi.
• Rupe-ti obiceiurile proaste: amanarea este o problema pentru toata lumea. Cu toate acestea, de-a lungul timpului, adoptam din ce in ce mai multe obiceiuri proaste (da, si noi!) care dauneaza activitatilor noastre cu valoare adaugata ridicata. Punerea in aplicare a strategiilor de gestionare a timpului va va ajuta sa identificati aceste obiceiuri proaste si sa le remediati.

6 strategii de management al timpului pentru o productivitate mai buna

Una dintre cele mai bune modalitati de a dezvolta abilitatile de gestionare a timpului este sa incorporam o strategie dovedita in rutina noastra zilnica. Aceste tipuri de strategii ne ajuta sa stabilim limite de timp, sa ne concentram pe o sarcina la un moment dat si sa recastigam controlul asupra planificarii zilei noastre.

1. „Timeboxing” sau managementul blocurilor de timp

Timeboxing sau managementul blocurilor de timp este o strategie de gestionare a timpului orientata spre obiective, care implica realizarea lucrarilor in intervale de timp stabilite. Este deosebit de eficient atunci cand doriti sa va gestionati in mod proactiv lista de activitati, dar nu aveti o idee clara despre cat timp va dura fiecare.

Cu gestionarea blocului de timp, divizati sarcinile mari in bucati mai mici, permitandu-va sa le indepliniti in timp util. Fiecare sarcina corespunde unui bloc de timp, care nu trebuie sa depaseasca trei ore. De exemplu, sa presupunem ca aveti o postare pe blog de scris. In acest caz, puteti programa un bloc de timp de doua ore pentru a scrie planul. Dupa ce ati luat o pauza, puteti reveni la un bloc de timp de trei ore pentru a face o prima schita a articolului. Impartirea lucrarii in mai multe parti va va permite sa progresati treptat in zile sau saptamani.

2. „Blocarea timpului” sau blocarea timpului

Blocarea timpului este similara cu timeboxing-ul, cu exceptia faptului ca, in loc sa planificati o anumita perioada de timp pentru fiecare sarcina individuala, veti lua obiceiul de a bloca perioade din calendar pentru a le dedica sarcinilor conexe. Gestionarea programului dvs. in acest fel va permite sa va impartiti saptamana de lucru in mai multe intervale de timp distincte: lucrul la diferite proiecte, comunicarea cu colegii, pauzele, sesiunile de exercitii etc. Datorita acestei strategii, te vei putea concentra fara intrerupere: ideal pentru a lucra in cele mai bune conditii si a te descurca cu munca de fond.

Pentru a crea un bloc de timp, incepeti prin a va defini prioritatile zilnice sau saptamanale. Apoi, va trebui doar sa grupati sarcini similare in acelasi bloc de timp la care puteti lucra. In sfarsit, planificati blocuri de timp dedicate concentrarii intensive pe calendarul dvs. pentru a respecta programul stabilit.

3. Tehnica Pomodoro

Ca si Timeboxing si Time blocking, tehnica Pomodoro va ajuta sa va finalizati sarcinile intr-o perioada scurta de timp si sa faceti pauze intre doua sesiuni de lucru. Utilitatea acestei strategii de management al timpului consta in inclinatia ei de a te incuraja activ sa iei pauze regulate, ceea ce multiplica sursele de motivatie intrinseca dar se dovedeste si foarte benefic pentru creierul tau. Intr-adevar, conform mai multor studii, luarea de pauze ne-ar face mai creativi.

Pentru a aplica tehnica Pomodoro, trebuie sa aveti urmatoarele elemente: un cronometru, o lista de sarcini sortate dupa prioritate si o functie de amanare a notificarilor. Incepeti prin a seta cronometrul pentru 25 de minute si incercati sa dedicati acel timp exclusiv unei anumite sarcini, fara a va verifica textele sau retelele sociale, daca este posibil. Cand timpul expira, faceti o pauza de cinci minute. In mod ideal, ar fi mai bine sa-l dedici unei activitati fizice minime, de exemplu, intinderea sau luarea unei gustari. Dar va puteti verifica si diferitele dispozitive pentru a vedea daca ati primit mesaje importante in timp ce lucrati la aceasta sarcina.

Repetati operatiunea de patru ori: lucrati 25 de minute si luati o pauza de cinci minute. Dupa a patra sedinta, luati o pauza mai lunga de 20-30 de minute.

4. Metoda „Mancati broasca” sau „Inghititi broasca”.

In cuvintele lui Mark Twain: „Cine trebuie sa inghita o broasca raioasa ar fi mai bine sa o faca la prima ora dimineata”. Strategia de gestionare a timpului Eat the Frog se bazeaza pe acest citat pentru a va incuraja sa abordati sarcini mari si complexe inainte de a lucra la altele mai putin urgente sau importante. Este o strategie foarte eficienta daca iti organizezi zilele impartind activitatile intre sarcini zilnice obisnuite si sarcini prioritare.

Aplicand aceasta metoda, vei fi sigur ca te vei ocupa de cele mai importante sarcini in fiecare zi. Pentru a implementa aceasta strategie de gestionare a timpului, trebuie sa va centralizati activitatile pe un singur instrument care va permite sa le urmariti si sa le prioritizati. Asigurati-va ca va legati sarcinile zilnice de obiectivele de afaceri si veti putea identifica mai bine sarcinile care trebuie indeplinite zilnic. Odata ce ai inghitit broasca zilei, poti trece la celelalte sarcini.

5. Principiul Pareto (sau legea lui Pareto)

Daca nu prea ai pofta de a inghiti o broasca raioasa in fiecare dimineata, de ce sa nu incerci strategia Pareto? Principiul Pareto adopta o abordare opusa metodei „Inghiti broasca”; te incurajeaza sa scapi rapid de sarcinile mici pentru a te umple cu motivatie la inceputul zilei.

Cunoscut si sub denumirea de regula/legea 80-20, acest principiu se bazeaza pe o regula fundamentala: ne petrecem 20% din timp facand 80% din munca. Concret, capacitatea de a procesa aceste 80% din sarcini suficient de rapid ne lasa, prin urmare, mai mult timp in timpul zilei noastre de lucru pentru a ne ocupa de restul de 20%, ceea ce ne va lua 80% din timp.

6. Metoda „Getting Things Done” (GTD).

Inventata de David Allen la inceputul anilor 2000, metoda Getting Things Done, sau „Making things happen”, recomanda realizarea unei liste de sarcini planificate in prealabil. Odata ce scapati de aceste consideratii, in loc sa va bazati pe instrumente de management al muncii, puteti lua masuri fara a fi nevoie sa va dati seama ce sa faceti.

Pentru a practica metoda GTD, inregistrati toate sarcinile viitoare intr-un singur loc. Dupa ce ai enumerat tot ce trebuie sa faci in scris, sorteaza si prioritizeaza sarcinile. De exemplu, unele pot sa nu mai fie necesare (si sa fie sterse), altele pot fi amanate (deci sa fie integrate in proiectul sau fisierul in cauza), altele pot depinde de anumite activitati etc. Instrumentul ales ar trebui sa va permita sa gestionati toate aceste mici detalii; iar in rest, va depinde de tine!

 6 sfaturi pentru a-ti gestiona bine timpul si a lucra mai eficient

Unii vor aprecia sa urmeze o strategie recunoscuta de management al timpului, altii nu. Nu toate strategiile sunt potrivite pentru toata lumea si de aceea sunt atat de multe. Dar cum va dezvoltati abilitatile de gestionare a timpului? Usor! Iata sase sfaturi care va vor ajuta.

1. Leaga-ti sarcinile zilnice de obiective

O buna gestionare a timpului nu inseamna doar finalizarea tuturor sarcinilor, ci mai ales sa identificati munca importanta si sa o faceti o prioritate. Pentru a face acest lucru, trebuie sa va legati sarcinile zilnice de obiectivele echipei sau ale companiei pentru a identifica sarcinile cheie care trebuie indeplinite in fiecare zi. Cu toate acestea, conform unui studiu recent efectuat pe peste 6.000 de lucratori in domeniul cunoasterii din intreaga lume, doar 26% dintre angajati vizualizeaza clar modul in care munca lor contribuie la obiectivele companiei.

Dar atunci, cum sa coordonam munca si prioritatile la toate nivelurile organizatiei? Cel mai bine este sa folosesti un instrument de management al muncii, care iti va permite sa faci legatura intre activitatile tale zilnice si proiectele de echipa, pe de o parte, si obiectivele companiei, pe de alta parte. Membrii echipei dumneavoastra vor avea intotdeauna o imagine de ansamblu optima asupra influentei actiunilor lor asupra prioritatilor companiei.

2. Prioritizeaza si organizeaza-ti munca

Indiferent de metoda pe care o preferati, cu siguranta trebuie sa puteti identifica sarcinile importante. Intr-adevar, te vei confrunta in mod necesar cu schimbari de prioritate sau de termen, intr-o directie sau alta. Fara vreo modalitate de a distinge munca esentiala de restul, va este imposibil sa va adaptati si sa prioritizati sarcinile potrivite.

De ce trebuie neaparat sa ne prioritizam sarcinile? Intr-un cuvant, pentru a nu fi depasit de burnout. Cu siguranta ati auzit de el si sigur stiti ca afecteaza tot mai multi angajati de la an la an. Dar ceea ce stim mai putin este ca incertitudinile in ceea ce priveste prioritatile sunt departe de a fi straine. 29% dintre lucratorii care au spus ca se simt suprasolicitati au mentionat lipsa de vizibilitate a sarcinilor si responsabilitatilor fiecaruia ca factor contributiv. A sti la ce sarcini sa lucrezi cu prioritate iti permite sa lupti impotriva acestei probleme si sa ai certitudinea indeplinirii sarcinilor potrivite zilnic.

3. Treci inainte la sfarsitul zilei

Daca zilele noastre de lucru par sa treaca adesea intr-un ritm frenetic, este pentru ca am ramas deja in urma inainte de a incepe. La fel ca multi, va verificati e-mailurile in fiecare dimineata in cautarea de lucru pe care sa o faceti mai intai in timpul zilei? Fii sigur, exista solutii mai bune.

In loc sa-ti zgaiesti mintea in fiecare dimineata pentru a-ti da seama ce sa faci, petrece-ti ultimele cinci minute ale zilei pregatindu-te pentru urmatoarea. Vei sti exact pentru ce sa-ti dedici zilele, de unde o mai mare motivatie de a munci. In plus, este o metoda buna de a va asigura ca sunt indeplinite cele mai esentiale sarcini zilnice. Nu este nevoie sa procesati cererile sau e-mailurile primite la 16:30 la sfarsitul dupa-amiezii! Tot ce trebuie sa faci este sa incadrezi aceasta munca esentiala in programul de a doua zi.

4. Invata sa spui „nu” si sa delegati

Un alt avantaj atunci cand prioritatile sunt bine definite: puteti identifica mult mai usor munca mai putin esentiala. Refuzul de a indeplini o astfel de sarcina nu este intotdeauna usor, dar totul este mai usor atunci cand esti capabil sa explici ca aceasta munca nu corespunde prioritatilor actuale. Stabiliti-va propriile prioritati si impartasiti-le membrilor echipei. Toata lumea o va vedea mai clar.

Daca aceasta activitate este necesara, dar nu este o prioritate pentru dvs., luati in considerare sa o delegati unui alt membru al echipei. Mai presus de toate, retine ca a da o sarcina altcuiva nu inseamna ca nu este importanta, ci ca aceasta munca nu se afla in prioritatile tale momentan. Sarcina in cauza ar putea necesita pur si simplu o alta expertiza decat a ta, de exemplu. Cand reatribuiti o sarcina, trebuie mai intai sa va asigurati ca aceasta este indeplinita de persoana cel mai bine calificata pentru a o indeplini.

5. Verificati-va sarcinile

Pe langa „respingerea” anumitor sarcini, ar trebui sa va faceti timp sa reflectati asupra sarcinilor pe care ati decis sa le faceti cu ceva timp in urma si la care inca lucrati: mai corespund cu toate obiectivele tale? „equipaj?

Daca nu este cazul unora dintre ei, intrebati-va despre necesitatea de a le indeplini. Nu mai sunt esentiale pentru echipa ta? Le puteti amana pentru mai tarziu. Sunt inca? Intrebati-va daca sunteti cea mai buna persoana pentru a le atinge. Daca nu, gandeste-te din nou cu atentie la persoana (persoanele) carora le poti incredinta.

6. Enumerati-va sarcinile cu un instrument si nu manual

Iti mai urmaresti activitatile manual? Treceti la un instrument online! Luarea notitelor de mana este cu siguranta placuta, dar scrierea listelor de sarcini in acest fel nu este foarte eficienta si poate duce la probleme organizationale, erori si omisiuni.

Prin urmare, este mai bine sa va organizati cea mai mare parte a managementului de proiect dintr-un instrument specific. Instrumentele de management de proiect ofera o gama larga de functii care va ajuta sa profitati la maximum de timpul dvs. Cu acest tip de instrumente, puteti:

• Coordonati-va activitatile interfunctionale si urmariti exact cine face ce si cand.
• Comunicati despre munca, impartasiti feedback si raportati starea proiectului intr-un singur loc.
• Urmariti progresul in timp real pentru a sti exact unde este lucrarea.
• Identificati termenele limita si dependentele astfel incat sa va puteti atinge obiectivele cu incredere.

Si daca va place sa eliminati sarcinile finalizate de pe lista dvs., va va placea sa vedeti creaturile noastre de sarbatoare trecand pe ecran!

6 actiuni simple de luat pentru a-ti gestiona bine timpul

Evident, strategiile de gestionare a timpului si alte sfaturi discutate mai sus vor fi utile. Dezavantajul este ca configurarea lor necesita timp. Vrei sa incepi in cinci minute? Nici o problema ! Pentru a va gestiona mai bine timpul, incepeti prin a face urmatorii sase pasi acum.

1. Dezactivati notificarile

Ne petrecem timpul jungand cu aplicatii, notificari si sarcini. Mai mult, in medie, un lucrator al cunostintelor comuta de pana la 25 de ori pe zi intre 10 aplicatii. In aceste conditii, nu este de mirare ca este mai greu sa ne punem in stare sa lucram si sa ne concentram pe sarcina pe care o avem, si nici ca ne ia mai mult timp.

Cat mai curand posibil, dezactivati notificarile sau utilizati functiile Nu deranjati pentru a face acest lucru temporar. Asa ca te poti scufunda in lucrul de baza in timp ce anunti echipa ta ca o vei contacta mai tarziu. Majoritatea instrumentelor le spun membrilor echipei ca ati dezactivat temporar notificarile si ca nu le veti putea raspunde imediat. Cu toate acestea, ei pot decide sa ocoleasca aceasta functie daca este necesar si, prin urmare, nu veti fi niciodata inaccesibil.

2. Organizati-va spatiul de lucru

Iti amintesti cat de imaculat era biroul tau cand l-ai instalat? O tastatura si un ecran, eventual un notebook, probabil nu mult mai mult… Din pacate, daca sunteti ca noi, trebuie sa fi trebuit sa va luati repede ramas bun de la acest spatiu de stocare frumos. De-a lungul timpului, biroul tau a vazut o gramada de hartii, cutii, carti, note lipicioase si alte cabluri singuratice.

Imediat, probabil ca va ganditi ca un birou dezordonat nu este mare lucru. Cu toate acestea, dezordinea din jurul nostru ne poate afecta starea de spirit si ne poate afecta concentrarea. Luati o pauza de cinci minute pentru a va aranja biroul: aruncati hartiile inutile, puneti-va cartile deoparte intr-un mod ordonat si rulati orice cabluri libere. Cu siguranta te vei putea concentra mult mai bine cand te intorci la munca.

3. Grupati sarcini similare impreuna

De fiecare data cand treci de la o sarcina la alta, creierul tau trebuie sa caute informatiile si contextul asociate cu noua sarcina si sa le aminteasca in memoria ta. Pentru el, este o chestiune de doar cateva secunde, dar jonglarea constanta cu sarcinile si proiectele il obliga sa lucreze peste program.

Consecintele sunt simple: o scadere a productivitatii, dar si o oboseala mai mare la sfarsitul zilei. De aceea, este mai logic sa grupam sarcini similare. Daca este posibil, lucrati la toate sarcinile legate de acelasi proiect sau livrabil intr-un singur bloc de timp. Veti pierde mai putin timp schimband contextele si puteti dedica mai mult timp activitatilor cu valoare adaugata mai mare.

4. Gestionati sarcini mici intre doua intalniri sau ore de concentrare intensiva

Si tu, in fiecare zi, cu siguranta trebuie sa indeplinesti cateva sarcini mici care iti ia cinci pana la zece minute: raspunsuri de cateva randuri catre un membru al echipei, greseli de tipar pentru a fi corectate intr-un document, trimiterea unui formular de cerere de lucru unui coleg , etc.

In acest caz, pastrati aceste tipuri de sarcini acolo unde vor fi usor vizibile, de exemplu in cadrul unui instrument de management al muncii, fara niciun interes suplimentar pentru ele deocamdata. Rezerva-le pentru cele cateva minute libere pe care le ai intre intalniri sau dupa masa de pranz, cand revii in forma pentru munca. Nu numai ca vei avea satisfactia de a te putea ocupa rapid de el, dar te va scuti si de la risipa de energie pretioasa, pe care ai putea-o cheltui pe sarcini mai complexe.

5. Nu incerca sa faci totul deodata

Mai simplu spus, capacitatea noastra de a face mai multe sarcini este un mit. Simtim ca putem face mai multe sarcini, dar de fapt ne fortam creierul sa sara rapid de la o sarcina la alta. De fiecare data, creierul trebuie sa caute informatiile si contextul asociat sarcinii in cauza. Nu numai ca acest lucru necesita mai mult efort decat concentrarea pe o singura sarcina, dar iese complet epuizat.

In loc sa incerci sa faci totul deodata, concentreaza-te pe o sarcina pentru cea mai buna experienta de lucru sau „flux”. Dar care este fluxul, ne spui? Este o stare de hiper-concentrare in care suntem intr-o stare de gratie intr-un fel. Odata „in flux”, suntem capabili sa lucram mai eficient, creierul nostru concentrandu-se pe o singura sarcina in acelasi timp.

6. Ia pauze

Acest sfat poate parea contra-intuitiv la prima vedere, dar una dintre cele mai bune modalitati de a-ti gestiona mai bine timpul este sa iei pauze. Cand avem de lucru tarziu, avem tendinta de a munci mai mult. Cu toate acestea, creierul nostru are nevoie de timp pentru a se odihni si a-si recapata simturile. Daca muncesti prea mult si duce la suprasolicitare, nu vei mai putea face nimic, daramite sa te ocupi de sarcinile esentiale.

Ai probleme in a lua pauze? Nu esti un caz izolat! In studiile noastre, 32% dintre lucratorii care se simt suprasolicitati spun ca incapacitatea lor de a se deconecta de la locul de munca si de a se relaxa a contribuit la starea lor. Neputand sa se odihneasca, se scufunda in epuizare si, prin urmare, nu se pot opri, si asa mai departe… un adevarat cerc vicios!

Daca iti este greu sa iei pauze la orele potrivite, le poti programa in calendar. La fiecare pauza indicata pe acesta din urma, opreste-te de lucru indiferent de ce, fie ca doar pentru a te ridica si a face niste intinderi. Aplicarea acestei rezolutii, care poate fi putin stresanta la inceput, te va face sa te simti mai bine mai tarziu.

Pentru a evita epuizarea muncii de acasa, in era digitala, trebuie sa gasiti modalitati de a scapa de ecran si de a va lua timpul de care aveti nevoie. De asemenea, va sfatuiesc cu insistenta sa va epuizati pentru un minut: dansati, miscati…”

Reluati controlul asupra programului dvs

S-ar putea spune ca managementul timpului este mai mult o stare de spirit decat orice altceva. Pentru a-ti gestiona timpul in mod eficient, prioritizeaza-ti sarcinile, astfel incat sa stii la ce sa lucrezi in fiecare zi. Nu lasati lista de lucruri de facut sa va duca de nas si ganditi-va in schimb la impactul muncii tale.